Een paar jaar geleden heb ik een presentatie mogen verzorgen voor een bijzondere groep professionals. Het doel van de presentatie was om de aanwezigen enthousiast te maken over de mogelijkheden van de opkomst van mobiel internet voor hun branche. Met leuke voorbeelden uit de praktijk, vergelijkingen met andere branches, cijfers en korte filmpjes wilde ik op zijn minst 20% van de aanwezigen inspireren tot het maken van een vervolgafspraak met mijn opdrachtgever.

Destijds waren mijn presentaties voornamelijk gefundeerd op een moordend hoog tempo, een hoog niveau van enthousiasme van mijn kant, veel flitsende filmpjes, en een ‘onwijs enorm’ gebruik van superlatieven. In de mediabranche werkte  die  combinatie prima.  Het voornamelijk extraverte publiek reageerde meestal positief op de vele prikkels die ik over ze uitstortte. Ze waren eraan gewend en verwachtten ook niets anders. De groep die nu voor me zat, gaf echter geen krimp. Sterker nog, het aantal zuchten die hardop werden geuit nam evenredig aan de duur van mijn verhaal toe. Die dag scoorde ik slechts twee vervolgafspraken, uit 40-50 aanwezigen. Waarvan er een uit medelijden werd gemaakt, zo bleek later.

Had ik me op de juiste manier voorbereid, dan had ik kunnen weten dat de leden van de branchevereniging van Nederlandse Uitvaartondernemingen beter zouden reageren op een meer sensitieve en traditionele benadering. En eigenlijk had ik dat al kunnen aanvoelen toen er, op mijn vraag wie er een iPhone had, maar een paar handen omhoog gingen…

Voorkom dat je ook zo’n uitglijder maakt, door vooraf je huiswerk goed te doen. Voordat je het podium op gaat, wil je in ieder geval de volgende zaken afgevinkt hebben:

1. Achterhalen welke presentatievorm het beste past bij jouw doelen
2. Uitvoeren van een doelgroepdiagnose

Presentaties zijn er in soorten en maten. De toespraak voor een jubileren- de collega vraagt een andere voorbereiding dan een productpresentatie of een lezing over actuele ontwikkelingen in jouw vakgebied. Elke presentatievorm stelt andere eisen aan je rol als spreker en aan de inhoud van je betoog. De meest voorkomende presentatievormen zijn de volgende.

Een collega jubileert of neemt afscheid: daar hoort natuurlijk een speech bij. Speeches hebben meestal een informeel karakter. Vaak zijn ze bedoeld om de toehoorders te amuseren en het lijdend of meewerkend voorwerp in het zonnetje te zetten. De boodschap is vaak luchtig, de toon persoonlijk. Hier en daar een goedgeplaatst grapje wordt zeker gewaardeerd. Een speech is kort maar krachtig.

Om het intieme en persoonlijke karakter te onderstrepen is het essentieel dat je tijdens het spreken contact zoekt en houdt met de toehoorders.

Een lezing is een soort college aan een groot publiek. De rolverdeling is duidelijk: de spreker spreekt en de toehoorders luisteren.

Hoewel je in een lezing actuele (vak) informatie kunt overdragen aan een groot publiek, zitten er ook nadelen aan. Veel sprekers hebben de neiging te veel te willen presenteren in een te hoog tempo. Omdat er weinig feedbackmogelijkheden zijn, kan de spreker niet checken of de boodschap overkomt. Bovendien vinden lezingen vaak plaats in een dag vullend programma. Het gevolg: de aandacht van het publiek verslapt en de toehoorders dromen weg.

Een verkooppresentatie heeft als doel het bedrijf neer te zetten en de ver- koop van producten en diensten op te stimuleren. Denk aan de standwerker op de markt of de standhouder een vakbeurs: met hun vlotte babbel weten ze vaak een groot publiek te boeien.

Om publiek te overtuigen van de voordelen van een product, heb je meer nodig dan woorden alleen. Demonstreer de unieke werking van je product. Laat het mensen zélf ervaren.

Interne presentaties kunnen verschillende doelstellingen hebben. Je wilt bijvoorbeeld mensen inspireren, je schakelt hen in voor feedback of wilt dat zij instemmen met je plan. Kenmerkend voor een interne presentatie is de informele, collegiale sfeer. Dat kan stimulerend werken maar soms ook verlammend.

Belangrijk is dat je meteen aan het begin het doel van je presentatie duidelijk maakt. Moeten de toehoorders meedenken? Verwacht je een besluit over je plan? Omdat collega’s vaak al zijn ingewijd in het onderwerp, kun je wat sneller tot de kern komen. Sla lange inleidingen over en kom meteen tot de kern.

Denk even terug aan de anekdote over de groep begrafenisondernemers die we eerder bespraken. Een succesvolle presentatie begint  met  een  goede  voorbereiding.  Dat geldt ook voor het in kaart brengen van je publiek. In de meeste gevallen heb je het publiek niet voor het kiezen, net zoals een dokter zijn patiënten niet kan uitkiezen. Toch moet hij zich inleven en de juiste vragen stellen, om zijn patiënten verder te helpen. Door het stellen van de juiste vragen, leert hij de achtergrond en beleveniswereld van de ander kennen en kan hij de juiste behandeling van de kwaal adviseren. Jouw publiek is als het ware jouw patiënt.  Met jouw vakkennis  kun  je  hun  leven  beter  maken, maar dan moeten ze wel eerst even naar je luisteren.

Onderzoek je publiek dan ook vooraf met de volgende vragen:

• Wat heeft het publiek aan jouw verhaal, hoe worden zij er beter van?
• Wat weten de toehoorders al van het onderwerp?
• Zijn er belangrijke waarden die het publiek met elkaar delen (bijvoorbeeld voortkomend uit religie, land van herkomst en politieke opvattingen)
• Welke zaken bindt het publiek als groep (bijvoorbeeld regio, werk, opleiding, geslacht en leeftijd)
• Wat zijn de belangrijkste 3 zaken die jij vooral niet moet zeggen of doen?